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年底了,倉庫如何做好盤點計劃
2019年12月23日 15:56 作者物流與供應鏈金融 來源物流與供應鏈金融 瀏覽296
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倉儲是物流的根本所在,一切物品的流轉都需經過倉庫,而現在各企業都強調“大物流”的概念,這就使得盤點工作尤其重要。
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盤點的意義
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所謂盤點,是指定期或臨時對庫存商品的實際數量進行清查、清點的作業,即為了掌握貨物的流動情況 (入庫 、在庫 、出庫的流動狀況),對倉庫現有物品的實際數量與保管賬上記錄的數量相核對,以便準確地掌握庫存數量。
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倉庫盤點的作用主要有以下幾點:
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1.減少差錯發生
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物料因不斷地收發,日子久了難免發生差額與錯誤,盤點可以確物料的現存數量,并糾正帳物不一致的現象,不會因為賬面的錯誤而影響正常的生產計劃。
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2.為檢討物料管理的績效,進而加以改進
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例如呆賬、廢料多少,物料的保管與維護,物料的存貨周轉率等等,經過盤點可以認定并加以改善。
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3.計算損益
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企業的損益與物料庫存有密切的關系,而物料庫存金額的正確與否有賴于存量與單價的正確性。因此為求得損益的正確性,必須加以盤點以確知物料現存數量。
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4.對遺漏的訂貨可以迅速采取訂購措施
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采購部門因工作疏漏而漏下的訂單,通過盤點,可以加以補救。
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為盡可能的做到帳務與實物的一致,并與財務要求保持一致,財務部一般會要求倉庫每月盤點一次,以滿足會計核算的要求,每個季度財務部與倉庫部/生管部會同盤點一次,并以半年度盤點和年底盤點最為重要。
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盤點中的常見問題
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在大多數人的眼里,倉庫盤點是一件很容易的事情,把材料成品數一數,記錄一下品名和數量,就可以完工,但在實際的工作過程中,卻發生很多賬實不符的事情,發生這樣的情況主要是一些細節沒有做到。
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下面列舉一些盤點中容易出現的問題:
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1.盤點前準備工作不足、部門之間的協調
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除了臨時盤點外,每次周期性或大型盤點前都有許多準備工作要做,如庫位的整理、單據的收集、賬目的清查以及盤點人員的安排等等。而恰恰是這些基礎的工作卻往往得不到重視。
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1)庫區擺放混亂因為盤點中除去倉管員外,還有其他相關部門人員配合,而這些人員對倉庫可能并不熟悉,倉管員在碼放混亂的庫區中極易讓其他人員暈頭轉向。2)單據的收集確定盤點時間后,倉儲人員未同相關人員協調好單據的截止期限,僅在盤點時將倉庫單據收集起來,殊不知每張單據都會有流轉的時間。例如回庫、在途以及生產線上的物品等等。3)賬目的清查不與財務事前核對相關數據,各種倉庫往往都存在一些臨時無單據的緊急進出貨,而且財務以金額為依據,而倉庫卻是以數量為依據,這其中必然會出現一些差異,這都需要事前核對,統一起來。4)盤點人員的安排混亂盤點前無詳細的盤點計劃,人員分工混亂,這在盤點時就會產生一人身兼數職,而有些人卻又無所事事。有的庫區早早盤完,有的卻遲遲不見動靜,甚至有的庫區無人監盤,也容易造成漏盤和數據的不準確性。
2.盤點中的問題
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1)相關部門人員的監督不力配合盤點的相關部門人員往往認為事不關己,加上對庫區不熟悉,草草走個過場。倉管員有意隱瞞或過于自信,在盤點中快速帶過。2)臨時的進出貨在盤點時盡量讓倉庫處在靜止狀態中。但在企業實際運營中必不可免的會出現臨時的進出貨,處理不當既影響運營又造成盤點數據錯誤。3)盤點中的數據錯誤盤點時一次盤過還是會有差錯,無論人員如何認真還是會出現,尤其是在交叉盤點時。
3.盤點后的分析
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倉庫盤點后給人的感覺往往是輕松的,但盤點分析卻是最重要的環節。各類倉庫對庫存物品都會有相應允許的盤點差異,往往讓盤點人員在做分析時當成救命的稻草。帳實、帳賬差異會有多種原因,不能簡單的因為差異數在允許范圍內而一筆帶過。企業的運營中也有一些不規范之處,造成盤點人員將差異歸咎于流程或部門之間的標準上。
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在倉庫盤點的實際操作中存在著種種問題,造成盤點中的差錯。眾所周之,倉庫盤點要做到賬賬相符、賬實相符,盤點中的數據不準確將直接影響到企業的正常經營。
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何做好盤點計劃?
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1.部門配合
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一個正常生產經營的企業的物流是時刻變動的,是一個動態的指標,而企業盤點的目的,就是要查出某一個時間點的庫存量,而庫存量卻是一個靜態的指標,這就形成了一個矛盾,這就要求生產和銷售部門在盤點期間暫時停止料物的收發運作,達到倉庫所需要的無變動狀態。
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所以在盤點期間,即使生產出貨照常進行,也要將生產所需物料提前發放到生產線上,以達到倉庫物料的靜態。此時的盤點要求只局限于倉庫本身,如果年底全面盤點,生產和一切物流要全部停止動作,生產線上沒有完工的物料在邏輯上還要退回倉庫,再進行全面的盤點。
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2.人員配置
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倉庫的盤點必須配備一定的人員,參與盤點的人員必須具備一定識別和計量物料的能力,對于盤點工作,同時各部門還要有相應的監督機制,除倉管員以外,其他部門的人員也必須參與盤點,比如生產部和財務部,生管部需要檢查庫存品名數量,財務部不僅要對品名數量進行監督,還要對庫存的價值進行計算,各部門人員的共同參與,一定程度上還增強了盤點人員的隊伍,加速了盤點工作的進行。
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3.盤點時間
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倉庫的盤點時間一般選擇在月底的最后一天,當然也會由于臨時的需要進行月中盤點。
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選擇在月底盤點的優勢很多:
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①月底盤點與倉庫每月結賬時間保持一致,更利于查找差異,分析差異原因;②月底盤點與財務結賬保持了數據的共享與協調,提高了數據的使用效率;③月底盤點為生產各項數據報表與財務月報表提供了真實有說服力的數據;④月底盤點后的數據真實可靠,為下月倉庫數據的準確性提供了相應的保障。
4.前期準備
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對盤點前的物料,倉庫管理員應該提前做準備。
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第一,將同一類別,品名的物料放在一起,以便于盤點工作的順利進行;第二,檢查物料卡的收發結存記錄,并核對實物數量。
5.詳細記錄
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盤點人員在盤點期間,必須認真核對實物的品名,數量,料號,做到準確無誤,對實物過小的原料,還要借助一定的計量工具(如電子稱,卡尺等)進行計量,進行專門的稱量計算。對于貴重材料成品,還要進行重點記錄,精確計量。
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6.復盤
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根據概率論原理,同一工作失誤犯第二次的可能性是很低的。在進行第一次盤點以后,有條件的企業還要對經過盤點的實物進行復盤,以提高數據的準確性,減少工作中的失誤。
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7.查找差異原因
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盤點結束以后,相同的品名要將賬存數量與盤點數量相比較得到差異,如果差異率超過企業的規定的范圍,就必須對差異做出說明與原因分析,差異在合理的范圍內,也需要分析差異原因,最后調整帳務,做到賬實相符。
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在這里需要提示的一點:次月的月初數應該與本月的盤點數相等,而不是與帳務結存數相等,否則就會將差異數帶入到下月的帳務當中,盤點也自然失去了它應有的意義和效果。
8.臨時事件處理辦法
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倉庫在盤點期間,如果碰到必須的物料收發,比如急需的供應商送貨,成品的入庫及客戶送貨,通行的做法是可以將收發的單據日期推后一天(到達下一個月份),并對入庫的原料進行隔離處理(不參與盤點),對出庫的成品在發貨前盤點(需參與盤點),目的就是在這種緊急情況發生時,避免造成帳務的混亂和實物的不相符,保持帳務邏輯關系的順暢。
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盤點工作對維護企業資產存貨的完整準確,及時發現問題,分析原因,處理問題,改進工作方面有著相當重要的意義,并為財務信息的準確性提供了相應的保障,對了解企業資產狀況,物流狀態提供了第一手資料,為公司決策層提供了有力的信息來源。
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